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河海大学关于举办国际学术会议的管理办法

 

为了做好我校举办国际学术会议的管理,规范申办程序,提高举办国际会议的效益,根据国家教育部有关文件精神,结合我校实际,制定本管理办法。

一、 申请举办国际会议应具备的条件

(一)申请举办国际会议的单位在相关的学术领域有较强的教学及科研力量,教学、科研研究水平较高,一般应在国内处于领先地位。

(二)能够征集到国内外具有较高学术水平的论文,并能够邀请国际及国内的著名学者出席会议。

(三)得到有关主管部门的同意和支持。

(四)会议经费落实,须提供相应的证明材料,并具备会务及接待工作的能力。

二、 申请举办国际会议的程序

(一)凡申请举办国际学术会议,应在对外承诺的前19月份由所在学院领导认真研究后提出书面申请送国际合作处,经学校审核后,由国际合作处统一拟文上报教育部。

(二)待有关教育部正式批准下文后,承办单位方可对外承诺并积极开展各项筹备工作。

三、 举办国际会议的注意事项

(一)会议所需经费主要由承办单位自筹解决,需要学校资助的,按学校有关文件执行。经费使用应有专人负责,会议结束后应及时进行财务决算。

(二)对国际组织要求在我国举办学术会议,需区别情况对待:如我国是该组织的成员国,应尽会员国义务,可考虑同意在我国举办;对我未参加的国际组织要求在我国举办会议,应认真研究利弊,慎重对待。

(三)原则上不邀请未建交国家人员出席会议。如有特殊需要,须事先通过国际合作处报江苏省外办审批。

(四)原则上不邀请外国记者和外国驻华使、领馆人员参加会议,如需要,则需专案报批。

(五)一般不承诺外国代表的会后旅游事宜。如代表突出要求,可与有关旅行社联系安排。

(六)确定会议议题、准备会议材料、国内代表发言以及会议期间安排的参观考察活动,均不得违反国家有关保密规定。

(七)一切涉外事宜,均应事先与国际合作处沟通,以便及时请示报告,妥善处理。

四、 国际会议总结

(一)会议结束后,承办单位要认真总结经验,按要求写书面总结,送科技处和国际合作处。

(二)会议上获得的有较大或重大学术价值的学术论文或信息应及时向科技处通报。

(三)承办单位必须将有关会议始末的材料搜集整理完毕后,送国际交流处归档。

(四)会议结束后,向《国际学术动态》投递学术性总结。